Zásady ochrany osobních údajů

U údajů majitelů účtů, kontaktních osob, plateb, licence, podpory, bezpečnosti a komunikace je provozovatel správcem osobních údajů.

U údajů členů fitka, zaměstnanců, trenérů, směn, vstupů a provozních dat vložených zákazníkem je zákazník správcem a provozovatel služby Active Card je zpracovatelem. Podrobnosti stanoví zpracovatelská smlouva.

• Účet zákazníka: jméno nebo uživatelské jméno, e-mail, telefon, název fitka, prefix, heslo v hashované podobě, PIN v hashované podobě, nastavení účtu a licence.
• Členové fitka: kód permanentky, UID NFC karty, jméno, příjmení, typ členství, počet vstupů, expirace, kategorie, historie vstupů, dostupné a uplatněné odměny a související poznámky.
• Zaměstnanci a trenéři: jméno, role, směny, kontakty, specializace, bio, případně URL fotografie, pokud je zákazník vloží.
• Provozní data: produkty, prodeje, vybavení, údržba, kalendář, feedback, leady, ankety, poznámky, logy, auditní záznamy a exporty.
• Technická data: IP adresa při registraci, device ID, session cookies, user agent, bezpečnostní a systémové záznamy.
• Platby: Stripe customer ID, subscription ID, price ID, stav předplatného a fakturační údaje zpracovávané přes Stripe.
• Kontaktní formulář: jméno, e-mail, telefon, organizace, obsah zprávy a krátkodobý denní HMAC otisk IP adresy pro ochranu limitu; holá IP adresa se do tabulky limitů neukládá.
• Volitelná analytika po souhlasu: zobecněná šablona trasy a náhodný identifikátor aktuální relace; neposíláme jméno, e-mail, kód permanentky ani zákaznický obsah.

Veřejný členský profil je pro každé fitko ve výchozím stavu vypnutý. Pokud jej oprávněný vedoucí fitka zapne, může se každé osobě, která zná veřejný kód nebo odkaz členské permanentky, bez přihlášení zobrazit celé jméno člena, vlastní označení a stav členství, vybraná historie členství a návštěv a dostupné nebo uplatněné odměny fitka. Interní trenérské a zaměstnanecké karty zůstávají v omezeném režimu; interní poznámky, identity obsluhy, NFC UID a interní systémové identifikátory se veřejně nezobrazují.

Fitko je u těchto údajů správcem a Active Card zpracovatelem. Fitko určuje právní základ zpřístupnění, plní informační povinnost, řeší žádosti a námitky členů a rozhoduje o vypnutí profilu. Zapnutí v nastavení je doloženým pokynem fitka pro Active Card, nikoli souhlasem člena ani náhradou jiného právního základu. Pokyn zaznamenává jednající účet, čas a verzi potvrzených podmínek.

Údaje zpracováváme pro uzavření a plnění smlouvy, provoz služby, správu licencí, platby, podporu, bezpečnost, prevenci zneužití, právní povinnosti, ochranu právních nároků a oprávněný zájem na provozu a rozvoji služby.

Zprávu z kontaktního formuláře použijeme pouze k vyřízení konkrétního dotazu, zejména pro předsmluvní komunikaci nebo oprávněný zájem na odpovědi a ochraně formuláře. Odeslání dotazu není přihlášením k marketingu.

Provozovatel může pro oprávněný zájem na bezpečném provozu a zlepšování služby zpracovávat seskupené technické chyby a agregovanou návštěvnost. Před uložením chyb systém odstraňuje známé kódy permanentek, tokeny, e-maily a IP adresy. Volitelná analytika Umami nepoužívá cookies ani cizí skript v prohlížeči: server odesílá pouze zobecněný název stránky bez parametrů, citlivých kódů, IP adresy, referreru, rozlišení, jazyka nebo identifikátoru uživatele a respektuje nastavení Do Not Track.

Google Analytics 4 a PostHog EU se aktivují jen po volbě „Povolit analytiku“. Prohlížeč odešle našemu serveru pouze zobecněnou trasu a náhodné ID relace; server je předá poskytovateli bez jména, e-mailu, kódu permanentky, reklamní personalizace a bez klientské IP adresy. PostHog nevytváří profil osoby a žádný vendorový skript se do stránky nenačítá. Souhlas lze změnit přes odkaz „Nastavení analytiky“ v patičce.

Active Card není určena k evidenci zdravotních, medicínských nebo jiných zvláštních kategorií osobních údajů. Zákazník nesmí takové údaje do služby vkládat, pokud k tomu nemá samostatný právní základ a výslovnou dohodu s provozovatelem.

Pokud zákazník eviduje nezletilé členy, odpovídá za právní základ, informační povinnosti a souhlasy požadované vůči členům nebo jejich zákonným zástupcům.

Hesla a PINy jsou ukládány v hashované podobě. Vybrané údaje členů, zejména jméno, příjmení a vlastní štítek permanentky, jsou šifrovány aplikačním šifrováním. Přístup k produkčním datům je omezen na provozovatele a osoby, kterým provozovatel udělí nezbytná oprávnění.

Služba používá HTTPS, bezpečnostní cookies, logování, omezení požadavků a další přiměřená technická a organizační opatření. Žádné opatření však není absolutní; zákazník musí chránit vlastní účty, zařízení a exporty.

Údaje účtu a provozní data se uchovávají po dobu trvání smlouvy. Po ukončení služby je provozovatel může držet až 30 dní pro obnovu, export a řešení incidentů, poté je smaže nebo anonymizuje, pokud není nutné delší uchování.

Běžná provozní historie členství a vratné snapshoty změn se průběžně mažou po třech kalendářních měsících; zákazník si je může před výmazem stáhnout. Agregovaný celoživotní počet návštěv tím není snížen. Krátkodobé HMAC záznamy limitu kontaktního formuláře se mažou přibližně po dvou dnech.

Obsah kontaktní zprávy a navazující komunikaci uchováváme v e-mailové schránce jen po dobu potřebnou k vyřízení dotazu, podpoře a ochraně právních nároků. Samotná aplikace obsah zprávy do tabulky denních limitů neukládá.

Fakturační a daňové podklady se uchovávají po dobu požadovanou právními předpisy, obvykle až 10 let. Oddělené bezpečnostní a chybové záznamy mohou být uchovávány až 24 měsíců, pokud je to přiměřené ochraně služby a právních nároků. Zálohy a e-mailové exporty nejsou garantovaným archivem zákazníka.

Údaje mohou být zpřístupněny poskytovatelům hostingu, e-mailových služeb, plateb, volitelné analytiky, vývojové podpory a orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis. Aktuální seznam je uveden na stránce Subdodavatelé. Podle konkrétní služby může dodavatel vystupovat jako zpracovatel, subzpracovatel nebo samostatný správce; provozovatel kontroluje příslušné smluvní podmínky, DPA a mechanismus případného předání mimo EHP.

Subjekty údajů mohou požadovat přístup, opravu, výmaz, omezení, přenositelnost nebo vznést námitku. Pokud jde o údaje vložené fitkem, má být žádost primárně adresována danému fitku jako správci. Provozovatel poskytne zákazníkovi přiměřenou součinnost.

Žádosti zasílejte na info@activecard.cz. Dozorovým úřadem v ČR je Úřad pro ochranu osobních údajů.